… comunicar es coordinar

La comunicación como información es insuficiente porque no incluye las preocupaciones o propósitos que le otorgan significado a los datos, no incluye los compromisos que fundan toda conversación, ni revela la capacidad que tiene el lenguaje para inventar espacios nuevos de realidad.

 

Conversaciones en torno del lenguaje y la comunicación que hemos sostenido con participantes en mi trabajo de consultoría y educación, en gestión y estrategia, me produjo esta reflexión, basada en la disciplina que desarrollo, que ahora comparto con ustedes.

 

La información como datos son afirmaciones verdaderas, de las que podemos proveer evidencias para sustentar su veracidad, además las podemos administrar o almacenar. Pero lo relevante de las afirmaciones (información) son las consecuencias de posibilidades de acción que podemos sacar de ellas, los juicios de posibilidades y las evaluaciones de resultados, con el propósito de producir alguna acción futura basada en un nuevo compromiso. Continúa:

Por ejemplo, la guía telefónica no es importante si no la necesito, saber la población de un país o el PIB no nos aporta nada si no tenemos un contexto de preocupaciones. Para que la información (afirmaciones verdaderas) sea relevante necesitamos un contexto de preocupaciones un propósito de valor para alguien (cliente) que le de sentido a dicha información. Por eso lo menos relevante de una relación, de una conversación o de una reunión es informar, si no están dadas las preocupaciones de contexto y los compromisos de acción que resultan de ellas.

 

La comunicación como coordinación trae la dimensión de la invención de espacios nuevos de acción operacionales o estratégicos, y la red de compromisos que se pueden establecer para hacerlos realidad. Lo que constituye una organización son los compromisos constitutivos, que establecen el propósito que cuidan las personas que interactúan en ella, y los compromisos operacionales, que permiten que esos propósitos se realicen basados en redes de coordinaciones.

 

Una organización se funda en una declaración de propósitos y de roles, lo cual constituye en sí mismo una conversación. Las normativas y controles corresponden a declaraciones de directrices de acción y evaluaciones de cumplimientos de dichas directrices, lo cual también constituye una conversación.

 

La formalización en metodologías y normativas de control, a veces, oculta la conversación que la constituye, la cual, aunque sea una conversación recurrente, no se transforma en algo fijo, material ni rígido distinto de una conversación, sino que está siempre cambiando, o por lo menos puesta en cuestión, tensionada. Una organización, desde el punto de vista conversacional, está constituida por conversaciones que corresponden a los actos de habla que son cuatro: afirmaciones, declaraciones, promesas y peticiones.

 

Los Actos de Habla:

 

1. Las afirmaciones son “actos” en que se constatan hechos o acciones, en que es necesario y pertinente proveer evidencias o testimonios. Por ejemplo, los resultados de venta, el número de la nómina, el tamaño de una cartera de clientes, el tiempo tomado en realizar un proyecto. Estos son hechos que pueden ser observados en acciones que pueden ser documentadas, medidas o analizadas. Pueden ser verdaderas o falsas. Por ejemplo, Santiago es la capital de Chile es una afirmación verdadera, el Banco Estado tiene 200 mil empleados es una afirmación falsa. El compromiso que hace una persona al afirmar algo es que puede proveer evidencias.

 

2. Las declaraciones no constatan algo que ocurrió como lo hacen las afirmaciones, sino que establecen un nuevo espacio de acción, observación o evaluación. Las declaraciones son de dos tipos:

 

2.1. Declaraciones constitutivas, en las cuales el “hablante” establece un nuevo campo de acción o de observación, por ejemplo, nuevos espacios de acción son: creo una empresa, creo este nuevo departamento en el área, te declaro encargado de este departamento, me comprometo con desarrollar el área de innovación, me haré el mejor experto en informática; nuevos espacios de observación son: esto es una célula, esta es el ámbito de finanzas, la calidad consiste en la efectividad de la acción y la satisfacción de clientes. En los nuevos espacios de acción, una vez declarados, “aparecen” los roles como responsables, clientes, los recursos, las relaciones, los competidores, aspectos que también son declarados. Los nuevos espacios de observación, hacen “emerger” nuevos espacios de realidad en que es posible intervenir, hacer mediciones, extraer “información” (afirmaciones). Un líder tiene la facultad de declarar nuevos espacios de acción en que se juega un nuevo juego, con nuevos propósitos y roles. El líder también es efectivo en declarar y re-declarar roles en su equipo. El compromiso de quien declara para que la declaración sea válida es que tiene autoridad reconocida por la comunidad para que su declaración tenga efecto.

 

2.2. Declaraciones evaluativas (juicios), las cuales consisten no en “constar” hechos o acciones observadas, sino en evaluar o calificar los hechos o acciones ocurridos. Por eso un juicios por más validado o consensuado nunca será una afirmación, porque su naturaleza es “evaluar” en cambio la naturaleza de la afirmación es “constatar”. Los juicios califican aspectos de la realidad, acciones, hechos, conductas o situaciones. Es un juicio la opinión informal o la evaluación rigurosa del trabajo de una persona, el resultado de un equipo, una situación difícil o fácil, un objeto bello, importante o barato. Los juicios pueden ser fundados o infundados, pero en ambos casos siguen siendo un juicio. Un juicio fundado es en el cual el “hablante” junto con establecer su calificación de algo o alguien, especifica el propósito de su juicio (el valor que busca), el ámbito en que hace la evaluación, las acciones o hechos ocurridos (afirmaciones verdaderas) que es posible observar y los estándares con que hace el juicio (la medida para considerar algo suficiente, aceptable o apreciable). Si se trata de una conversación entre dos personas, es conveniente establecer posibles cursos de acción (nuevos compromisos) para fortalecer o corregir la evaluación. El compromiso del que hace un juicio es que puede entregar fundamento del juicio.

 

3. Peticiones, son actos que al hacerlos comprometemos a otra persona con una acción específica que ésta debe realizar, si acepta la petición. En la petición, un hablante especifica a quién (o quiénes) hace su petición, el propósito que tiene con este pedido, la acción observable que requiere ocurrir, las condiciones de satisfacción que determinan la acción observable (tiempo, lugar, cantidad). Trasfondo de obviedad: siempre un pedido, como toda conversación, ocurre en un trasfondo de “obviedad” que no es totalmente explicitado porque es invisible para el que habla, por ejemplo, cuando se pide una sala de reuniones no especifica que la sala debe tener sillas (porque “se supone” que las tiene). Un pedido es un pedido por el hecho que alguien hace ???escuchar??? a otra persona que espera algo de ella. Lo puede hacer formalmente como un pedido “por favor”, como una orden (“te ordeno”, “te exijo”) o como un ruego (“te ruego”, “te suplico”) lo determinante es que el otro “escuche” que es una petición. También las peticiones pueden ser eventuales, si te invito un café, te pido ayuda con el informe, o pueden ser recurrentes, como el pedido de entregar un informe mensual de ventas, en cuyo caso, pueden formar parte de un proceso estable que alinea redes de peticiones y promesas, como el pedido con que se inicia un proceso de crédito hipotecario. El compromiso de quien pide es la sinceridad y responsabilidad que tiene con el propósito de su pedido (no olvida que pidió lo que pidió).

 

4. Las promesas son muy similares a los pedidos, en el sentido que una persona especifica un compromiso de acción en el tiempo a otra persona, pero en este caso el compromiso es que ella misma realice la acción. Las promesas también requieren de un hablante que se compromete, otro que escucha y asume como cliente, que recepciona y evalúa el cumplimiento según su satisfacción, una acción observable y condiciones de satisfacción. También las promesas pueden formar parte de un proceso en que se establecen condiciones de satisfacción estándar para evaluarlas, como el tiempo que debe demorar la evaluación del informe de un cliente que solicita un crédito. El compromiso de quien promete es cumplir con las condiciones de satisfacción pactada con el cliente. Un segundo tipo de promesa son las ofertas, las cuales tienen la particularidad de estar condicionadas a la aceptación del cliente. Por ejemplo, te ofrezco escribir el informe de esta reunión, si lo aceptas es una promesa mía. Si no lo aceptas es una oferta rechazada.

 

Compromisos de futuro: Con las declaraciones, peticiones y las promesas especificamos acciones en el futuro, “inventamos” el futuro de nuestras conversaciones, inventamos la espera de una promesa que se debe cumplir en un plazo futuro determinado. Una forma de cambiar un presente de insatisfacción (juicios negativos sobre una situación) es declarando, pidiendo o prometiendo una acción en el futuro que cambie la situación en el presente. De un modo análogo, los juicios abren posibilidades de cambio, al mostrar lo negativo o lo positivo de una situación, que puede ser reforzada o modificada por un nuevo compromiso de acción.

 

Cuidados de escuchar y hacer escuchar (interpretaciones):

 

Es importante recordar que los seres humanos no “captamos” información sino que interpretamos la expresiones de los otros “desde” nuestro espacio social, cultural y emocional. Siempre estamos interpretando y la clave de la coordinación es sintonizar estas interpretaciones. Lo relevante es alertar que, así como yo interpreto, los otros también me interpretan, lo cual puede producir mucha confusión, desperdicios y conflicto si no somos cuidadosos en sintonizar nuestras interpretaciones. Por ejemplo, si supongo que alguien prometió hacerse cargo de la agenda, pero no lo explicitó como su promesa, podemos estar frente a la falta de agenda en la siguiente reunión. Es inútil y hasta injusto atribuir mala voluntad a una persona que no se comprometió pero que yo “esperaba” que lo hiciera. Pero, también mis gestos (incluso corporales) pueden hacer escuchar una promesa de mi parte, como el silencio (quien calla otorga) ante una petición o una queja de otra persona. En estos caso, es valioso aprender a establecer los compromisos explícitos que cada quien hace en el equipo o con las personas con quienes interactúa.

 

Otra dimensión de las interpretaciones es “inferir” intencionalidad en los actos de los otros. Siempre una hipótesis, sospecha o conclusión sobre la intencionalidad de una persona es un juicio que hacemos de sus acciones, su comportamiento o su carácter. No es posible afirmar acerca de las intenciones, incluyendo que otra persona declare lo que se propone. En ese caso podríamos afirmar que tal persona declaró su intención, pero no la presenciamos más allá de lo que ella pueda declarar. Dedicar tiempo a evaluar las intenciones es un peligro de hacer juicios de juicios sin fundamento. Más práctico y resolutivo es evaluar el comportamiento concreto (acciones) de los otros, que es lo que podemos evaluar. Por último, si te importa tener un papel creativo y activo en tu organización es interesante utilizar estas aclaraciones en tu propio favor, pero cuidando de mantener siempre la responsabilidad en la iniciativa de cómo actuar en el futuro y no para utilizarlas como una defensa de tu desempeño ante los otros. Por ejemplo, es valioso asegurarse de cuando hacemos un pedido que la persona aludida haya escuchado mi petición y se comprometa por lo menos con una respuesta aceptando (promesa) o rechazando (negativa) dicho pedido. Pero por el contrario, cuando alguien hace (o parece estar haciendo) un pedido, es de mi propia conveniencia explicitar esa petición y hacer el compromiso que corresponda. Lo que no ayuda es escudarse en que el otro no hizo bien el pedido, por lo que quedo liberado de comprometerme.

 

Conclusión:

 

Este pequeño resumen se centró en la estructura de las conversaciones y no consideró, por esta vez, la dimensión emocional, cultural ni política de ellas. Me interesaba centrar la atención en la capacidad de ???inventar??? y transformar nuestra realidad y la de los otros si nos hacemos fuertes en manejarnos con los “actos de habla”, si aprendemos a distinguir juicios de afirmaciones, si nos volvemos asertivos para declarar (y no le damos tanta vuelta), si nos aseguramos de tener fundamento antes de expresar opiniones (juicios), si somos explícitos en los pedidos y las promesas, y si somos seductores en las ofertas. Todas estas alternativas las hacemos cada vez que abrimos la boca, pero las podemos mejorar y utilizar en nuestro favor si somos conscientes y les ponemos calidad al hacerlas. Es un modo de meterse en problemas, de hacerse problemas, porque cada vez que hablo quedo comprometido, pero son problemas entretenidos, de los que me agregan valor, de los que cambian la vida.

 

Ejercicio: Mi petición para quienes llegaron hasta aquí es que me den un ejemplo real y relevante para su vida de cada acto de habla (afirmación, declaración, petición y promesa) que usted efectúa con otros, como lo hace hoy (o no lo hace) y lo que puede hacer para mejorarlo. Por cierto que esta es mi personal interpretación de esta filosofía que Fernando Flores transformó en disciplina práctica para la mente y el corazón, como recurso de poder, pero del poder más profundo, del que habla Carlos Castaneda.

 

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