onlinecollege La comunicación forma parte esencial del ser humano, ayuda a establecer relaciones, expresar necesidades y deseos, y vivir juntos en sociedad. En el mundo moderno, constituye una habilidad esencial para avanzar en los negocios. Aunque la mayoría de nosotros podemos mantener una conversación, nos actualizamos en la información actual y nos llevamos razonablemente bien con nuestros compañeros de trabajo, hay unos puntos más finos en la comunicación que pueden afectar nuestro éxito en el trabajo, y a veces sin que ni siquiera seamos conscientes de su efecto. Las palabras que elegimos, los métodos para comunicarnos, y cuando elegimos interactuar con otros, todo puede dar forma a cómo nuestros compañeros de trabajo y nuestro jefe lo nos como un empleados, y no siempre para mejor. Para aprender acerca de algunos errores comunes de comunicación que muchos cometen en la oficina y en el futuro evitarlos, lean las siguientes líneas.
1. No pedir ayuda cuando la necesitas
Algunas personas piensan que pedir ayuda en el trabajo les hace ver débiles, o peor, incompetentes. Sin embargo, ninguno de nosotros sabe todo lo que hay que saber y todos necesitamos ayuda de vez en cuando con un proyecto o una tarea, por lo que no hay porqué tener vergüenza en admitir que necesites un poco de ayuda o apoyo para conseguir el trabajo bien hecho. Si se te dan un proyecto o tarea que no sabes cómo realizar, pide recursos, ejemplos o una especificación más completa de lo que se espera. De esta manera, todo el mundo estará en la misma sintonía, obtendrás ayuda, y el producto final será de una calidad superior. Esto ayudará a todos en el largo plazo.
2. Comunicar claramente para evitar excesivas expectativas
Tanto si eres un ejecutivo, gerente, o simplemente un jefe de equipo, uno de los errores más grandes de comunicación y más dañinos que puedes cometer es no comunicar tus expectativas claramente a tus empleados. Puedes intentar evitar aparecer demasiado estricto o inflexible, pero no harás ningún favor a nadie al ser impreciso acerca de lo que quieres. Los empleados y compañeros de trabajo no pueden satisfacer o superar tus expectativas cuando no las conocen, así que debes ser claro, conciso y abierto acerca de lo que quieres. Tu equipo te respetará por ello, y será bien considerado en la oficina.
3. Esconderse detrás del email
Las comunicaciones electrónicas proporcionan una forma de evitar la confrontación cara a cara, pero rara vez son una buena cosa. Cuando surgen problemas, poco bueno puede venir de enviar un correo electrónico para intentar solucionarlas. Es fácil malinterpretar el tono de un email, y una mala redacción a menudo puede causar más problemas que los que resuelve. Si tienes un problema con alguien o algo, enfréntalo en persona. Será más fácil resolver las cosas, los problemas de comunicación se reducen y te verás como una persona mucho más sencilla.
4. Tomar demasiado tiempo para llegar al punto
En lo que respecta a las comunicaciones comerciales, ya sean reuniones, correos electrónicos, mensajes o informes, menos es más. Andarse por las ramas o escondiendo la información importante en exposiciones largas no hará ningún favor en la oficina. Concéntrate en lo que es más importante y deja el resto. Si la gente quiere más información, te la pedirá, y sin duda apreciará no tener que perder su tiempo.
5. No pedir aclaraciones
¿No estás seguro de lo que se supone que debes hacer? En lugar de la torpe estrategia de hacer lo mejor que se pueda para evitar ser visto como incompetente, basta con solo preguntar. No hacerlo sólo te acarrea más trabajo a ti y para todos. Además, te hace aparecer mucho peor que si hubieras pedido una aclaración desde un inicio. Como ya dijimos, no todo el mundo es bueno para aclarar sus expectativas, así que a veces el mejor camino hacia el éxito en el trabajo es ir al grano y pedir instrucciones claras en lugar de quedarse esperando para obtenerlas.
6. No conocer a tu público
En el trabajo, todos tienen diferentes trabajos con diferentes niveles de antigüedad. Como resultado, no todos necesitan la misma información ni la misma profundidad. Al comunicar a los diferentes grupos, es esencial adaptar tu enfoque a las necesidades de cada audiencia. Por ejemplo, los que trabajan estrechamente contigo en un proyecto probablemente querrán oír todos los detalles de los avances, mientras que en niveles más altos sólo desean un breve resumen de lo que has logrado. Enfócate en informar lo que a tu superior le importa y, a continuación, añade detalles si te los solicitan.
7. Utilizar un lenguaje poco seguro
Uno de los enemigos más importantes de tu carrera es algo que muchas personas no son conscientes que hacen. Con frases como “yo pienso”, “yo podría”, o “espero” te hace sonar como que no estás seguro de tu habilidad para hacer algo. En lugar de cobertura, ser asertivo, comprometiéndote a conseguir hacer algo en una fecha o manera determinada. Puede ser incómodo, pero te hace parecer mucho más seguro y capaz en tu trabajo.
8. Ser innecesariamente crítico y negativo
A veces es fácil ser negativo o crítico sobre las cosas, pero también puedes terminar afectando los nervios de tus compañeros de trabajo. En lugar de hacer que suene inteligente o analítico (o frío), sólo te hace parecer negativo e insolidario. Esto no quiere decir que no debes expresar tus preocupaciones, si las tiene, pero este tipo de enfoque puede hacer que seas etiquetado como difícil de trabajar, y nadie quiere eso. En lugar de ser un aguafiestas, destaca lo bueno de las ideas e intenta siempre ser constructivo, y no seas duro con tus críticas.
9. Estar siempre de acuerdo con todos (nunca quedas mal con nadie)
En el otro extremo, tampoco intentes ser demasiado agradable. De hecho, podría ser incluso peor que ser demasiado negativo eso de siempre lanzarse con entusiasmo detrás de cada idea, proyecto o fecha límite, no importa qué tan factible pueda serlo. Es muy bueno ser optimista, pero también hay que ser realista, con y equilibrio y honestidad. Si no, podrías estar asumiendo proyectos que simplemente no son posibles, dañando tu credibilidad cuando no logres entregar los resultados que prometiste.
10. Ser inconsciente de tu lenguaje corporal
A veces, su cuerpo habla, incluso cuando tú no lo haces. Si no tienes cuidado, puedes socavar tus esfuerzos para salir adelante en el trabajo. De hecho, los investigadores de la Kellogg School of Management y la Escuela de Negocios de Stanford encontraron que tener una postura de gran alcance produce cambios de comportamiento en el individuo y su entorno. Si te presentas a través de la comunicación no verbal como una persona que está a cargo y segura, es mucho más probable que saldrás adelante. ¿Otras claves del lenguaje corporal para salir adelante? Mantente siempre en contacto con los ojos de las otras personas, mirando interesado en lo que está pasando, de pie con la espalda recta o inclinándote hacia adelante cuando estás sentado. También considera tus gestos y expresiones faciales para transmitir tu punto cuando hablas.
11. No asegurarte de obtener retroalimentación
La comunicación es una calle de doble sentido, algo que los que ocupan puestos de gestión y liderazgo a veces se olvidan. Es posible que desees lograr un determinado objetivo o trabajar con una cierta idea en mente, pero si no puedes obtener información de otras personas que están trabajando en el proyecto, puedes perder tiempo y dinero. Asegúrate de que los demás sepan que consideras bienvenidos y agradeces los comentarios y que te valoras utilizar su experiencia del equipo para mejorar la calidad de tu trabajo. Este tipo de apertura te hará ganar el respeto y también lo más probable que conseguirás mejores resultados.
12. Adoptar cada palabra que se pone de moda
Incluso en un entorno empresarial donde el lenguaje es bastante común, si utilizas demasiadas palabras de moda puede hacer que se pierda el significado de lo que estás tratando de decir al obligar a las personas a averiguar exactamente lo que estás diciendo. No hay ninguna razón para que tus conversaciones o presentaciones tengan que ser obtusas, aunque la mayoría de tu audiencia sean expertos iniciados en tu industria. Se claro, conciso, preciso y evita toda la cháchara innecesaria de palabras de moda de negocio.
13. Dejar a tu entorno fuera de tu círculo de coordinación
Si bien no es necesario que actualices a los otros acerca de todo lo que haces (a excepción de Facebook para tu vida privada), es importante que te asegures que los que están liderando un proyecto o trabajan directamente contigo conozcan lo que está pasando. Si hay problemas, envía de inmediato un correo electrónico. Al final de la semana o del día laboral, actualiza de los cambios a tu jefe. Renunciar a este elemento esencial de la comunicación en la oficina puede dejar confundido todo el mundo y puede causar problemas, obligando a hacer las cosas dos veces o no hacerlas hasta el último minuto o hasta que sea demasiado tarde.
14. Disfrazar tus opiniones con preguntas
A menos que necesites directamente hacerle una pregunta a una persona, evita disfrazar tus comunicaciones en forma de pregunta. Puede sonar obvio, pero mucha gente que busca la validación de sus ideas o trata de no parecer demasiado insistente expresa en forma preguntas sus opiniones. Si deseas verte en control y con capacidad, expresa tus preocupaciones y pensamientos como afirmaciones y no como preguntas. Ahorra preguntas para cuando se necesita más información sobre un tema.
15. Minimizar tus propios logros
Cuando alguien se complementa con tu trabajo o te dice que hiciste un gran trabajo ¿cuál es tu respuesta? No es raro que las personas, especialmente las mujeres, tanto dentro como fuera de la oficina le resten importancia a sus logros, el esfuerzo que ponen en un proyecto, o el orgullo que tienen en lo que han logrado. Esta no es la mejor manera de salir adelante en el trabajo. En lugar de minimizar lo que haces, simplemente declara que estás contento de cómo salieron las cosas. O simplemente puedes decir gracias y seguir adelante.
16. Disculparte cuando es innecesario
A veces las cosas salen mal, y a veces los contratiempos son los resultados de tus acciones, directa o indirectamente. Pero a veces no lo son. Si te encuentras listo para disculparse por algo, piensa por un momento si realmente es algo que requiere una disculpa y luego decide si es algo que necesita que tú te disculpes personalmente. En su lugar, pregunta qué puedes hacer para evitar que un problema ocurra de nuevo. De este modo, no sólo serás visto como culpable de algo que no es tu culpa, sino que te verás como una persona proactiva, segura y responsable.
17. No revisar tus comunicaciones escritas
Por estos días es demasiado fácil contar con herramientas para asegurarte que tus comunicaciones escritas no estén plagadas de errores ortográficos y gramaticales, sin embargo, es frecuente el abandono de muchos a tomar incluso el simple paso de control de ortografía antes de enviar un correo electrónico o imprimir un informe. Las comunicaciones de negocios siempre deben ser corregidas. Lo importante se debe corregir más de una vez. Esto requiere de más tiempo, efectivamente, pero también impide que te veas descuidado, incompetente y sin educación.
18. Hablar demasiado y escuchar poco
Todos hemos conocido a personas que simplemente hablan y hablan sin dejar que nadie más pueda expresar siquiera una sola palabra. Mientras que la mayoría de nosotros no somos culpables de llevarlas a ese extremo, es posible estar hablando demasiado, al menos en el trabajo. Es importante escuchar las inquietudes, ideas y aportaciones de los demás, ya sea que seas director o integrante de un equipo. Si siempre estás hablando, no hay espacio para eso. Así que haz un esfuerzo y concéntrate para permitirle a otras personas hacerse cargo de la conversación de vez en cuando.
19. Hacer varias cosas mientras te hablan (multitarea)
Si no eres capaz de dar toda tu atención a otra persona ¿por qué deberían hacer lo mismo contigo? Si estás escribiendo un correo electrónico, hablas por teléfono, o sentado en una reunión, es esencial que le des al orador toda tu atención. No sólo evita contratiempos de comunicación, sino que también te hace ver con un genuino afecto e interés, que es lo que a menudo les gusta ver a los clientes, compañeros de trabajo y jefes, cuando están en busca de talento “promocionable”. Además, es simplemente grosero dividir tu atención al hablar con alguien.
20. Temer defenderse a sí mismo
No se puede esperar que alguien más de cara por ti en la oficina si tú mismo no estás dispuesto a hacerlo. Si quieres salir adelante, tienes que estar dispuesto a defender tus propios intereses, fortalezas, habilidades y trabajo. Muchas personas encuentran que eso es una actitud neurótica, pero es necesario para salir adelante, que te paguen lo que te mereces, y ser respetados en la oficina.
21. Insegurizar su lenguaje al utilizar palabras “débiles”
¿Estás minando tu credibilidad por el idioma que elijes en la oficina? Esto podría ser si estás usando lo que los expertos llaman “palabras débiles”. Esto puede ocurrir cuando dices “siento” o “pienso” algo en vez de decir “conozco” o que “sólo quiero decir algo”, en lugar de decir “quiero decir algo”. No ignores tus pensamientos y habilidades de esa manera. Deja de lado las palabras extrañas y aparecerás con una apariencia de una mayor confianza en la oficina.
Tradución: Ricardo Román + Google
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